Prise de rendez-vous par téléphone

Appel initial

1. Appel initial : Le patient ou le client prend l’initiative d’appeler le professionnel ou l’entreprise pour prendre un rendez-vous. Cela peut être fait en composant le numéro de téléphone approprié.

2. Accueil téléphonique : Lorsque l’appel est reçu, un membre du personnel ou un système automatisé répond à l’appel. Si un système automatisé est en place, il peut guider l’appelant à travers un menu vocal interactif pour sélectionner le service ou la personne avec laquelle il souhaite prendre rendez-vous.

Information du client

1. : Le membre du personnel ou le système automatisé recueille des informations essentielles du client ou du patient, telles que son nom, son numéro de téléphone, sa raison de la visite et ses préférences de date et d’heure.

Vérification de la disponibilité

1. Vérification de la disponibilité : Le personnel vérifie ensuite la disponibilité du professionnel ou du service demandé à la date et à l’heure souhaitées. Cela peut se faire en consultant un calendrier électronique ou en contactant directement le professionnel.

2. Proposition de créneau horaire : Le personnel propose au client un ou plusieurs créneaux horaires disponibles qui correspondent à ses préférences. Le client peut choisir celui qui lui convient le mieux.

3. Confirmation et rappel : Une fois que le créneau horaire est convenu, le membre du personnel confirme la date, l’heure et les détails du rendez-vous avec le client. Il peut également envoyer un rappel par SMS ou par e-mail quelques jours avant le rendez-vous pour s’assurer que le client n’oublie pas.

Enregistrement

1. Enregistrement : Toutes les informations relatives au rendez-vous sont enregistrées dans le système de gestion des rendez-vous de l’entreprise ou de la clinique, ce qui permet de suivre les rendez-vous à venir et de maintenir un registre précis des rendez-vous passés.

2. Rendez-vous : Le jour du rendez-vous, le client se présente à l’heure convenue pour sa consultation ou son service.

3. Suivi : Après le rendez-vous, les informations pertinentes sont mises à jour dans le système, et un suivi peut être effectué si nécessaire pour d’autres rendez-vous ou services ultérieurs.